komunikasi dalam organisasi

KOMUNIKASI
DEFINISI

Istilah komunikasi berasal dari kata LatinCommunicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi adalah:
1. Komunikasi adalah kegiatan pengoperan lambang yang mengandung arti/makna yang perlu
dipahami bersama oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan komunikasi (Astrid).
2. Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang
pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
3. Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain
(Davis, 1981).
4. Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
5. Komunikasi adalah penyampaian dan memahami pesan dari satu orang kepada orang lain,
komunikasi merupakan proses sosial (Modul PRT, Lembaga Administrasi).
TUJUAN KOMUNIKASI

Hewitt (1981), menjabarkan tujuan penggunaan proses komunikasi secara spesifik sebagai berikut:
1. Mempelajari atau mengajarkan sesuatu
2. Mempengaruhi perilaku seseorang
3. Mengungkapkan perasaan

4. Menjelaskan perilaku sendiri atau perilaku orang lain
5. Berhubungan dengan orang lain
6. Menyelesaian sebuah masalah
7. Mencapai sebuah tujuan
8. Menurunkan ketegangan dan menyelesaian konflik
9. Menstimulasi minat pada diri sendiri atau orng lain
PROSES KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :
Pengirim pesan , penerima pesan dan pesan
Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema
dibawah ini :
Diagram 1 : Proses Komunikasi
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
Gangguan
Gangguan
Balikan
Pengirim
Pesan
Penerima
Pesan
Simbol/Isyarat
Mengartikan
Kode/Pesan
Media
(Saluran)
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat

dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan
harus dapat mengartikan
simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti
/dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam
bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim
6. Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

DASAR KOMUNIKASI
Komunikasi mempunyai dasar sebagai berikut: Niat, Minat, Pandangan, Lekat, Libat.
Niat menyangkut :

Apa yang akan disampaikan

Siapa sasarannya

Apa yang akan dicapai

Kapan akan disampaikan
Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:
•Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima
•Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus
Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan
informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir
seseorang.
Lekat, merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.
Libat, merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.
JENIS KOMUNIKASI
Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan

antara manusia atau kelompok
Jenis komunikasi terdiri dari:
1. Komunikasi verbal dengan kata-kata
2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;

a.Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b.Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat
diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c.Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d.Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan
bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan

stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e.Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas,
langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f.Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal
memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a.Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan
suasana emosi seseorang.

b.Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c.Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d.Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e.Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan
perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan
dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat
menjadi pesan yang sangat jelas.

f.Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress
BENTUK KOMUNIKASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
a.Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan
isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.
A-------------------B
b.Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.
Contoh : “ Buanglah sampah pada tempatnya
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a.Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah

yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
1. Komunikasi kelompok
Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan
dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.
Perawat-----→ ← ------Pengunjung puskesmas
Tempat Sampah
b.Komunikasi perorangan.
Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.
Perawat-----→ ← ------Pasien
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
a. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak
mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
A------------------→ B
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya
komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik
HAMBATAN KOMUNIKASI
1.Hambatan dari Proses Komunikasi
•Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi
dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
•Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
•Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi,
misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
•Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
•Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi
lebih lanjut.
•Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa
adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan
sebagainya.
2.Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi,
dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3.Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang
berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima
4.Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan

nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesa
1. Kelas dibagi menjadi empat (4) kelompok
2. Masing-masing kelompok memilih ketua kelompok.
3. Ketua kelompok menugaskan anggota kelompoknya untuk berpasang-pasangan. Masing-
masing menanyakan kepada pasangannya tentang :
- Keluarga (anak, istri/suami dll)
- Pendidikan
- Tempat kerja
- Rencana masa depan, termasuk rencana yang berkaitan dengan SPMKK dan tidak

boleh dibuat catatan.
4. Setelah itu saling bergantian (10 menit).
5. Setelah itu masuk dalam kelompok kecil dan menceritakan apa yang dia peroleh dari

pasangannya (pasangannya tidak boleh berkomentar sebelum selesai penyampaian).
6. Setelah selesai baru diklarifikasi oleh yang bersangkutan (YBS).
7. Terakhir diskusikan apa yang dapat anda peroleh dari permainan diatas
8. Catatan untuk fasilitator :

- Metoda ini untuk melihat :
a. Apakah seseorang dapat menjadi seorang pendengar yang baik
b. Apakah seseorang dapat menyampaikan informasi dengan jelas
- Setelah itu sampaikan “10 Ciri-Ciri Pendengar yang Baik”

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Organisasi dan komunikasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

* Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
* Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
* Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
* Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:

* kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan
* rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
* divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
* tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
* disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.
* mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.